Hiermee hebben beide organisaties een belangrijke stap gezet in het structureel en duurzaam beheer van digitale archiefstukken. Deze Concernbekendmakingen zijn nu te bekijken en doorzoeken via edepot.groningerarchieven.nl.
E-depot voor digitaal archiefmateriaal
Fysiek archiefmateriaal in de vorm van documenten, afbeeldingen en films wordt al decennialang opgeslagen in speciaal ontworpen ruimtes. Deze depots hebben de juiste luchtvochtigheid en temperatuur om het materiaal te bewaren, zodat het over 100 jaar (en langer) nog steeds in te zien is. Voor digitaal archiefmateriaal zijn andere omstandigheden nodig. Hiervoor hebben de Groninger Archieven een elektronisch depot aangeschaft en ingericht: het e-depot.
Voordat een archiefstuk op de digitale plank van dit e-depot kan worden gezet, moet het aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het bestandsformaat waarin het archiefstuk is opgeslagen, is bijvoorbeeld van belang, net als de beschrijvende gegevens die nodig zijn om het stuk terug te kunnen vinden en te kunnen begrijpen. De afgelopen jaren hebben de gemeente Groningen en de Groninger Archieven gezamenlijk onderzocht en uitgewerkt welke voorwaarden precies nodig zijn om een stuk op te nemen in het e-depot. Met de opname van de Concernbekendmakingen is deze fase afgerond en worden meer digitale archieven overgedragen van de gemeente naar de Groninger Archieven.
De bekendmakingen die nu als pdf-bestanden naar het e-depot van de Groninger Archieven zijn overgebracht, zijn een aanvulling op oudere bekendmakingen die de Groninger Archieven van de gemeente beheert. Denk hierbij aan de plakkaten en ordonnanties van het stadsbestuur, die teruggaan tot 1565. Deze werden in de stad opgehangen of uitgedeeld zodat burgers – voor zover ze konden lezen – er kennis van konden nemen. Recentere voorbeelden zijn de ‘Bekanntmachungen’, de aanplakbiljetten die de Duitse bezetter tijdens de Tweede Wereldoorlog liet ophangen.
