Wat is een dataroom (VDR)?
Voordat we ingaan op de voordelen, is het prettig om nog even aan te halen wat een dataroom precies is. Als je bekend bent met datarooms, kun je dit stukje gerust even skippen. Het gaat hier om Virtuele Data Rooms, afgekort ook wel VDR’s genoemd.
Dit klinkt allemaal natuurlijk erg complex (en dat is ook zeker het geval voor de technologie en de beveiliging), maar het concept is eenvoudig. Het is namelijk een online ruimte waar gevoelige gegevens kunnen worden opgeslagen.
Op zo’n manier dat dit ook op een veilige manier kan worden gedeeld met andere partijen. Want het delen van data is een belangrijke reden dat VDR’s worden gebruikt in de praktijk. Dus laten we eens kijken waarvoor.
Voordeel 1: Inzetbaar voor allerlei doelen
Een zeer belangrijk voordeel van een moderne VDR is het grote aantal doelen waarvoor je dit stukje innovatie kunt inzetten. Virtuele datarooms worden dan ook door werkelijk allerlei bedrijven ingezet, in een scala van sectoren.
Het makkelijkste om goed te begrijpen wat je kunt met een VDR van een professionele partij, is aan de hand van voorbeelden. Al deze doeleinden zijn namelijk mogelijk bij het afnemen van een VDR via https://data-room.nl/. Zelf heb ik er toevallig ook eentje gehuurd bij deze partij tijdens de verkoop van mijn start-up.
Doeleinden van virtuele moderne datarooms
- Fusie of overname van een bedrijf
- Due diligence
- Werving van fondsen en donaties
- Voorbereiding op een investeringsronde
- Beursintroducties
- Audits (juridisch en financieel)
Ongeacht voor welk van bovenstaande doelen je een virtuele dataroom wil gebruiken, tijdens het delen van gevoelige en vertrouwelijke informatie is één ding essentieel. Ik heb het dan natuurlijk over de online veiligheid.
Het delen van informatie is een overkoepelend thema van alle bovenstaande doelen. Waarbij VDR’s overigens niet alleen gebruikt worden voor het delen van geheime informatie. Zo heeft de Digitale Overheid bijvoorbeeld luchtfoto’s online beschikbaar gesteld via een dataroom, voor iedereen die hier interesse in heeft.
Voordeel 2: Het veilig delen van gegevens
Hoe weet ik of een moderne dataroom wel echt veilig is? Het is een vraag die ik tijdens het onderzoek voor dit artikel veelvuldig ben tegengekomen. Veiligheid is namelijk een van de belangrijkste redenen dat VDR’s bestaan.
Uiteraard ben ik op onderzoek gegaan en heb ik gekeken welke beveiligingen essentieel zijn. Het meest essentiële voordeel van een VDR is tenslotte de veiligheid, met name voor het delen van gevoelige informatie.
Zo wordt er onder meer gebruikgemaakt van 2FA. Volgens onderzoek van de Consumentenbond is dit een manier die de kans dat hackers toegang krijgen tot je gegevens aanzienlijk verkleint.
Naast deze maatregel die we allemaal kennen, zijn er meerdere veiligheidsmaatregelen die worden ingezet door een VDR aanbieder. Hieronder twee beveiligingsmaatregelen die naar mijn mening erg belangrijk zijn, om je als beheerder te helpen dat je gegevens niet in verkeerde handen vallen.
- Granulaire permissies
Ik begin met granulaire permissies, wat weer erg ingewikkeld klinkt, maar het idee erachter is simpel. Namelijk bepalen welke gebruikers informatie mogen bekijken, of ook mogen bewerken, of zelfs ook mogen downloaden.
De kracht van een moderne dataroom is dat dit voor de beheerder erg eenvoudig is. Terwijl de techniek erachter natuurlijk alles behalve makkelijk is. Een goede dataroom dienstverlener dient er namelijk voor te zorgen dat enkel daadwerkelijk geautoriseerde gebruikers beschikking krijgen tot de door jou gespecificeerde gegevens.
- Versnipperen en redigeren op afstand
Een andere methode om gegevens te beschermen is door eerder verstrekte toegang weer in te trekken. En dit is exact waar het versnipperen op afstand om draait. Als een beheerder de gebruiksrechten niet intrekt, maar gegevens wist, dan wordt dit het redigeren van gegevens genoemd.
Voordeel 3: Gebruiksvriendelijk in gebruik (ook zonder technische kennis)
Een derde voordeel van virtuele datarooms is de gebruiksvriendelijkheid. Je hoeft namelijk geen technische kennis te hebben om dataroom diensten te gebruiken, tenminste als de aanbieder een gebruiksvriendelijk platform aanbiedt.
Een gebruiksvriendelijke dataroom zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle gegevens op één centrale plek staan, dat je zelf de volledige controle over jouw gegevens hebt, dat gebruikerssessies niet ongelimiteerd doorgaan en dat er duidelijk inzicht is in de versies van documenten.
Conclusie
Ik hoop van harte dat dit artikel (en mijn persoonlijke ervaring en onderzoek naar dit onderwerp) je hebben geholpen om beter te begrijpen wat de voordelen van een Virtuele Data Room (of VDR) zijn.
Waarbij ik de voornaamste drie voordelen heb samengevat in deze zin: het veilig online delen van gegevens op een gebruiksvriendelijke manier voor diverse doeleinden. Heb jij al een idee waar jij moderne virtuele dataroom diensten voor gaat inzetten?
