Beheer je krediet
Een volledig verkoopboek is iets moois, maar als je klanten nog niet hebben betaald, gaat die schoonheid slechts oppervlakkig. Stel strikte deadlines voor je klanten om hun rekeningen aan je te betalen, en overweeg om recidivisten op de zwarte lijst te zetten als je denkt dat zij misbruik maken. Ga achter elke laattijdige betaling aan, aangezien het in wezen een renteloze lening is. Zonder rigoureuze kredietcontrole kan een klein bedrijf snel in een cashflowcrisis terechtkomen. Tip: Maak er een beleefdheidszaak van om je eigen rekeningen op tijd te betalen, maar maak gebruik van de gegeven speelruimte. Rekeningen sneller betalen dan nodig is, is een onnodige aanslag op je cashflow.
Scheid je zakelijke en persoonlijke financiën
Als je een eenmanszaak hebt, ben je wettelijk niet verplicht om een aparte zakelijke bankrekening te hebben, maar je moet er wel een hebben. Anders worden je boekhoudingen al snel een nachtmerrie om bij te houden, tenzij je ook elke cent aan persoonlijke uitgaven registreert. Een boekhoudprogramma vergelijken en gebruiken kan hierbij helpen. Als je bedrijf een naamloze vennootschap is, is het een afzonderlijke rechtspersoon, dus je kunt het geld niet uitgeven (behalve aan zakelijke uitgaven). Tip: Vergeet bij een naamloze vennootschap nooit welke bezittingen van je zijn en welke van de vennootschap.
Houd je uitgaven bij
Zakelijke uitgaven kunnen worden gedeclareerd via de belasting, dus het bijhouden ervan is van essentieel belang om de afluisterkosten te verminderen en een gezonde cashflow te behouden. Gebruik waar mogelijk een zakelijke creditcard (aangezien deze op zichzelf een basisboekhoudsysteem biedt) en houd alle andere uitgaven zorgvuldig bij, en categoriseer ze op bedrijfsactiviteit. Het categoriseren van uitgaven kan vooral belangrijk zijn als je bedrijf wordt gecontroleerd. Cijfers op belastingaangiften zijn vaak schattingen, dus het helpt enorm om hiervoor ondersteunend bewijs te kunnen leveren. Tip: onthoud dat zelfs kleine uitgaven kunnen oplopen. Houd een administratie bij van zaken als zakelijke kilometers, reizen en bedrijfsentertainment, zodat elke claim indien nodig kan worden onderbouwd.
Houd alles gescheiden
Voor het bijhouden van de boekhouding zijn doorgaans ten minste drie ‘boeken’ (dat wil zeggen financiële gegevens) nodig: het kasboek, verkoopfacturen en inkoopfacturen.
- In je kasboek wordt alles vastgelegd wat er van en naar de bankrekening van het bedrijf gaat. Dankzij dit overzicht van de cashflow is het een planningsinstrument van onschatbare waarde, omdat je het kunt gebruiken om prognoses te onderbouwen.
- In je verkoopfactuurbestand worden al je verkopen bijgehouden. Bewaar onbetaalde facturen bij elkaar in een aparte rubriek.
- Je aankoopfactuurbestand moet alle aankopen chronologisch registreren, samen met de betaalmethode.
