Zelf doen of uitbesteden?
Het is niet verplicht om je boekhouding uit te besteden. Je kunt het prima zelf doen. Inzicht in je eigen administratie is essentieel. Het is belangrijk om te weten hoeveel winst je maakt en met welke kosten je te maken hebt. Heb je geen tijd om zelf je administratie te doen, dan kun je ook een boekhouder of accountant inschakelen die je dit werk uit handen neemt.
Met welke administratie krijg je te maken?
Als zelfstandige krijg je met verschillende soorten administratie te maken:
Grootboekadministratie
De grootboekadministratie bestaat uit een aantal verzamelingen waar je je inkomsten en uitgaven van je onderneming onderbrengt in groepen. Bijvoorbeeld: geleverde producten, ontvangen BTW, betaalde BTW, autokosten en telefoonkosten. Deze onderwerpen krijgen een nummer waardoor je de gegevens eenvoudig kunt terugvinden. Zo’n nummer wordt een grootboekrekening genoemd. Ook goed om te weten is dat het verplicht is om je administratie minimaal zeven jaar te bewaren.
Debiteuren- en crediteurenadministratie
In de debiteuren- en crediteurenadministratie vind je de facturen van je klanten en je leveranciers. Tegenwoordig kun je je facturen eenvoudig opstellen met een online facturatieprogramma zoals WeFact. Binnen een oogwenk staan je facturen klaar om te versturen. Daarna kun je ze eenvoudig inboeken.
Voorraadadministratie
Een voorraadadministratie heb je alleen nodig als je goederen inkoopt en verkoopt. Is dit het geval dan ben je verplicht om minimaal een keer per jaar de goederen te inventariseren en de waarde van de voorraad op te nemen in je boekhouding. Koop je veel in dan wordt het moeilijk om dit met de hand te doen en heb je een boekhoudpakket nodig zodat je het bijhouden van je voorraadadministratie kunt automatiseren.
Scheid zakelijk van privé
Het is niet handig om je privé en zakelijke kosten op één bankrekening te combineren. Het is onoverzichtelijk en het kost tijd om achteraf de posten weer uit te splitsen. Daarom is het handiger om een zakelijke rekening te openen. Dat helpt je om je inkomsten en uitgaven overzichtelijk te houden. Heb je een boekhouder, dan scheelt het hem of haar ook een hoop tijd en daarmee bespaar jij weer kosten. Doe je zelf je boekhouding? Dan kun je je zakelijke rekening meestal eenvoudig koppelen aan je boekhoudpakket.
Privéstortingen
Wil je privé geld storten in je bedrijf of juist opnemen uit je bedrijf? Dan is het belangrijk om deze stortingen en opnamen te verwerken in je administratie. Op die manier kan de Belastingdienst zien welke bedragen je van zakelijk naar privé overmaakt en andersom.
Kastransacties
Doe je een zakelijke uitgave en reken je contant af, of krijg je een contante betaling van een klant, dan is sprake van een kastransactie. Deze moet je op een juiste manier verwerken en opnemen in je administratie. Het is belangrijk dat je kunt laten zien hoeveel geld je in kas hebt.
BTW
Over een gefactureerd bedrag moet je BTW berekenen. Houd het bedrag dat je ontvangt aan BTW apart. Tijdens de BTW-aangifte moet je deze afdragen aan de Belastingdienst. Koop je als ondernemer producten voor je bedrijf en maak je daarmee kosten dan ontvang je een factuur van je leverancier. Op deze factuur vind je ook BTW. Deze BTW betaal je, maar kun je later terugvragen van de Belastingdienst.
Voorbelasting
Het totaal van alle BTW die je hebt betaald noem je de voorbelasting. Ben je BTW-plichtig dan mag je het totaal aan betaalde BTW in mindering brengen op het totaal aan BTW dat je ontvangen hebt.
BTW-aangifte doen
Als zzp’er moet je BTW-aangifte doen. Ook als je niets aan te geven hebt moet je BTW-aangifte doen. BTW-aangifte doe je meestal per kwartaal. Per jaar doe je dus vier keer een BTW-aangifte. Het is belangrijk dat je BTW-aangifte is ingediend voor de genoemde datum. Het bedrag dat je moet betalen aan BTW moet op de genoemde datum op de rekening van de Belastingdienst staan. Houd daarom rekening met de verwerkingstijd van je bank.
