Snelle communicatiemiddelen zoals e-mail, mobiele telefoon, internet en de computer leveren in plaats van tijdwinst steeds vaker wanorde, frustratie en irritatie op. Regelmatig onderbrekingen in je werk bevorderen de productiviteit niet. Daarbij wordt gemiddeld per werkdag per medewerker minstens een half uur gezocht naar documenten. Dat is per medewerker 2,5 uur per week. Op jaarbasis een flinke kostenpost die gemakkelijk te voorkomen is.
Minder ergernis, minder kosten en meer tijd.
“Een goede werkplekinrichting, efficiëntere archivering van papieren en digitale documenten levert daarom direct tijdwinst op. En een stuk minder ergernis” , aldus de Beus. “Als professional organizer werk ik dagelijks met ondernemers en andere professionals, die hun werkprocessen willen optimaliseren. De situatie verschilt natuurlijk per klant. De een heeft teveel taken, teveel afleiding door digitale middelen als e-mail en telefoon en wil zijn agenda beter beheren. Een ander voelt regelrechte paniek door gebrek aan overzicht en een rommelige werkplek.
Een valkuil voor ondernemers is bijvoorbeeld snelle groei – dat geeft meer werk- , maar vraagt ook tijd om zowel de bedrijfsorganisatie, als je persoonlijke organisatie aan te passen. Tijd maken lukt de ondernemer vaak niet, want de klant gaat altijd voor,” legt de Beus uit.
Opgeruimd werkt beter….
Astrid de Beus begint met orde op zaken te stellen door middel van inventariseren en opruimen. “Of dit nu letterlijk de papieren stapels zijn of alle ‘losse eindjes’ in het hoofd.
Deze praktische aanpak, waarbij we letterlijk schoon schip maken, en processen stroomlijnen, levert het meeste rendement op. Ik maak daarbij gebruik van de methodiek van Getting Things Done.
De belangrijkste benodigdheden voor goed timemanagement zijn controle en bewustzijn. Deze kun je pas inzetten als je overzicht hebt over alles wat er speelt binnen je eigen werk.
Zelfs de samenwerking met je collega’s en medewerkers kunnen daar onderdeel van zijn”, illustreert de Beus.
Ondernemers ervaren het als een eye-opener, dat simpele zaken als een opgeruimd kantoor en overzicht en rust in het hoofd, meer productiviteit en meer werkplezier opleveren. En het mooie is, dat ook medewerkers, collega’s en klanten daar weer de vruchten van plukken,” besluit de Beus.
